Wie is verantwoordelijk?
Voor de verwerkingen die in deze verklaring staan, is deze onderneming de verwerkingsverantwoordelijke:
Bed & Decoratieshop De Slaaphoek/B&BVennootschap onder firma
Breukelsestraat 5
5281 HA Boxtel
KvK-nummer: 16072706
Vestigingsnummer: 000001604473
Telefoon: 0411 688 889
E-mail: info@deslaaphoek.nl
De Bedden- en matrassenzaak en de Kado winkel delen het merk De Slaaphoek en deze website, maar zijn afzonderlijk ingeschreven ondernemingen. Een aanvraag via deze winkelroute wordt onder de verantwoordelijkheid van de beddenzaak verwerkt. Toegang wordt beperkt tot medewerkers en dienstverleners die de gegevens voor deze winkel nodig hebben.
Welke persoonsgegevens gebruiken wij?
Afhankelijk van uw contact met ons kunnen wij de volgende gegevens gebruiken:
- naam, e-mailadres, telefoonnummer en uw gekozen contactvoorkeur;
- het Product, de Productopties, prijsverschillen, pagina en Winkelroute waarover u contact opneemt;
- het soort Aanvraag, uw voorkeursdatum en -tijd en uw vrije toelichting;
- de Aanvraagreferentie, status, bronpagina en aanmaak- en behandeltijdstippen;
- uitvoeringsgerichte contactnotities en de vastlegging dat werkelijk contact heeft plaatsgevonden;
- als u daarna handmatig als Klant wordt vastgelegd: contactgegevens, Klantbron, gekoppelde Aanvragen, contacthistorie en de uitkomst en datum van periodieke noodzakelijkheidstoetsen;
- e-mailgegevens en -inhoud, geadresseerden, onderwerp, verzendstatus en verzendpogingen;
- als agendaonderdelen worden gebruikt: afspraakgegevens en betrokken agenda;
- bij een privacyverzoek: verzoekstatus, verificatiemethode, afhandeling en minimaal uitvoeringsbewijs;
- technische beveiligingsgegevens, zoals IP-adres, browser- en apparaatgegevens, URL, tijdstip, sessiegegevens, rate-limitgegevens en de uitkomst van de spamcontrole;
- bij een Microsoft-koppeling: het verbonden account, account-ID, verleende rechten en versleutelde toegangs- en vernieuwingstokens.
Het openbare formulier vraagt niet om gewicht, slaaphouding, lichamelijke of medische klachten, geboortedatum of adres. Zet zulke gegevens ook niet in het vrije tekstveld. Onbedoeld ontvangen gegevens die niet nodig zijn, vereisen privacyopvolging. De werkwijze voor verwijdering of beperking in het aanvraagbeheer én de Winkelmailbox is als volgt: een medewerker beperkt de toegang, verwijdert informatie die niet nodig is en controleert ook de eventuele kopie in Outlook. Alleen noodzakelijke service-informatie blijft staan.
Een formulierinzending maakt u niet automatisch Klant, is geen bestelling en schrijft u niet in voor marketing.
Waarom gebruiken wij gegevens?
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Uw Aanvraag ontvangen, naar de juiste winkel leiden en beantwoorden | Stappen op uw verzoek vóór een mogelijke overeenkomst; bij algemene vragen ons gerechtvaardigde belang om vragen te beantwoorden |
| Een voorkeursmoment en eventueel een afspraak bespreken | Stappen op uw verzoek vóór een mogelijke overeenkomst of uitvoering van een overeenkomst |
| U na werkelijk contact handmatig als Klant vastleggen en noodzakelijke servicehistorie bijhouden | Voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst en ons gerechtvaardigde belang bij passende klantenservice en nazorg |
| Via het verbonden Microsoft-account e-mail versturen, verwerken en, wanneer geactiveerd, agenda-afspraken beheren | Dezelfde grondslag als het onderliggende contact, de afspraak of de klantrelatie |
| Formulieren, accounts en systemen tegen misbruik beveiligen en fouten oplossen | Ons gerechtvaardigde belang bij veilige en betrouwbare dienstverlening |
| Voldoen aan wetgeving en rechtsvorderingen vaststellen, uitoefenen of onderbouwen | Wettelijke verplichting of ons gerechtvaardigde belang bij rechtsbescherming |
Bij een gerechtvaardigd belang wegen wij ons doel af tegen uw privacybelang en gebruiken wij niet meer gegevens dan daarvoor nodig is. Wij gebruiken uw aanvraag niet voor ongevraagde commerciële e-mail.
Hoe lang bewaren wij gegevens?
- De functionele formulierreferentie verloopt na één uur. Een beveiligde websitesessie verloopt normaal na maximaal twee uur zonder activiteit.
- Een actieve Aanvraag blijft beschikbaar zolang die wordt behandeld.
- Persoonsgegevens en vrije tekst van een afgesloten Aanvraag die niet aan een Klant is gekoppeld, worden in het aanvraagbeheer uiterlijk 90 dagen na de eindstatus verwijderd. Alleen niet-herleidbare totalen kunnen daarna blijven bestaan.
- Voor een Klantkaart en gekoppelde historie geldt geen vaste automatische vervaldatum. De onderneming laat iedere twaalf maanden toetsen of nog sprake is van een actuele klantrelatie, lopende nazorg of service. De uitkomst “geen actuele noodzaak” leidt in de applicatie alleen tot verplichte privacyopvolging en nooit tot automatische verwijdering. Verwijdering wordt gestart na een verzoek van de Klant en wordt pas uitgevoerd nadat de identiteit is gecontroleerd en de geverifieerde verwijderprocedure is doorlopen, voor zover geen wettelijke bewaarplicht of concreet geschil zich daartegen verzet.
- Correspondentie in Microsoft 365 valt niet automatisch onder verwijdering in het aanvraagbeheer. Gewone aanvraagmail zonder klantrelatie wordt binnen 90 dagen na afronding verwijderd. Mail bij een lopende klantrelatie of service wordt jaarlijks op noodzaak beoordeeld. Gewone agenda-items worden binnen twaalf maanden na de afspraak verwijderd.
- Microsoft-koppelgegevens en actieve tokens worden verwijderd wanneer de verbinding wordt verbroken. Minimaal bewijs van de koppeling en verleende rechten wordt jaarlijks beoordeeld en in beginsel twaalf maanden na ontkoppelen verwijderd.
- Gewone applicatie- en webserverlogs worden veertien dagen bewaard. Voor een concreet incident bewaren wij alleen de informatie die voor onderzoek nodig is. Mislukte verwerking wordt eerst onderzocht; afgehandelde foutgegevens worden binnen zeven dagen na bevestigde oplossing opgeruimd.
- Versleutelde back-ups zijn uitsluitend bestemd voor herstel na een storing of gegevensbeschadiging. Wij bewaren maximaal veertien dagelijkse, acht wekelijkse, twaalf maandelijkse en één jaarlijks herstelpunt. Oudere herstelpunten worden volgens deze rotatie vervangen. Bij herstel worden eerder uitgevoerde privacyverwijderingen opnieuw toegepast voordat de gegevens in gebruik worden genomen.
- Minimaal bewijs van privacyverzoeken en uitvoering wordt jaarlijks beoordeeld, met twaalf maanden na afhandeling als uitgangspunt. Bewijs dat nodig is om terugkeer van verwijderde gegevens te voorkomen, blijft beschikbaar zolang een herstelbare kopie of een opnieuw aan te leveren oud bericht die gegevens kan terugbrengen. Het bevat geen oorspronkelijke formulierinhoud.
Een wettelijke bewaarplicht of een concreet geschil kan maken dat specifieke gegevens langer, afgeschermd en alleen voor dat doel worden bewaard.
Met wie delen wij gegevens?
Voor zover nodig kunnen de volgende partijen gegevens verwerken:
- bevoegde medewerkers van de Bedden- en matrassenzaak;
- SiteJob, voor ontwikkeling, technisch beheer en ondersteuning;
- Hetzner, voor de serverinfrastructuur en versleutelde off-site back-ups;
- Ploi, voor server- en deploymentbeheer;
- Cloudflare, voor Turnstile-spamcontrole;
- Microsoft, voor de verbonden Microsoft 365-mailbox, agenda en OAuth-koppeling;
Wij sluiten waar nodig verwerkersafspraken. Wij verkopen uw gegevens niet en delen ze niet met de Kado winkel voor haar eigen commerciële doeleinden. Een routeknop opent Google Maps pas nadat u daar zelf op klikt; vanaf dat moment verwerkt Google uw gegevens onder de eigen voorwaarden.
Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Wij kiezen waar mogelijk verwerking binnen de Europese Economische Ruimte. Als een leverancier gegevens daarbuiten verwerkt, controleren wij vooraf de gegevenslocatie en een geldig doorgiftemechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit of passende contractuele waarborgen. De actuele leveranciers- en doorgifteadministratie moet overeenkomen met de werkelijke productie-instellingen.
Microsoft en Cloudflare kunnen voor hun dienstverlening gegevens buiten de EER verwerken. Hun toepasselijke gegevensbeschermingsafspraken voorzien in doorgiftewaarborgen, zoals Europese standaardcontractbepalingen en, waar toepasselijk, een adequaatheidsbesluit. Via het privacycontact van de Bedden- en matrassenzaak kunt u informatie over de gebruikte leveranciers en een kopie van toepasselijke contractuele waarborgen opvragen. Meer informatie staat in de privacy-informatie over Turnstile en de gegevensbeschermingsafspraken van Microsoft.
Uw privacyrechten
U kunt ons, voor zover het betreffende recht van toepassing is, vragen om:
- inzage in en een kopie van uw persoonsgegevens;
- verbetering of aanvulling van onjuiste gegevens;
- verwijdering of tijdelijke beperking van de verwerking;
- bezwaar tegen gebruik op basis van een gerechtvaardigd belang;
- overdracht van gegevens die u zelf heeft verstrekt.
Mail naar info@deslaaphoek.nl met als onderwerp “Privacy — Bedden- en matrassenzaak”, of neem contact op via bovenstaande winkelgegevens. Wij vragen alleen de aanvullende informatie die nodig is om uw identiteit veilig te controleren. U ontvangt in beginsel binnen één maand een reactie. Als een complex verzoek meer tijd vraagt, laten wij dat binnen die eerste maand weten.
U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Verplichte gegevens en geautomatiseerde besluiten
U bent niet wettelijk of contractueel verplicht om de formuliergegevens te verstrekken. Naam, een gekozen bereikbaarheidsgegeven en voldoende context zijn wel nodig om op uw verzoek vóór een mogelijke overeenkomst contact op te nemen en uw Aanvraag te behandelen. Geeft u die gegevens niet, dan kunnen wij uw Aanvraag niet ontvangen of beantwoorden. Een voorkeursmoment is nog geen bevestigde afspraak. Wij gebruiken geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming of profilering die rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor u heeft.
Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Voorbeelden zijn persoonlijke medewerkeraccounts met tweestapsverificatie, winkelspecifieke toegangsrechten, versleutelde verbindingen en tokens, beperkte server- en databaserechten, formulierbeveiliging en gescheiden test- en productieomgevingen. Geen enkele beveiliging kan ieder risico volledig uitsluiten.
Wijzigingen en contact
Wij passen deze verklaring aan wanneer de verwerking, leveranciers of dienstverlening verandert. De actuele versie vermeldt altijd een versienummer en datum. Willen wij uw gegevens later voor een ander doel gebruiken, dan informeren wij u vóór die verdere verwerking over dat doel en de overige relevante informatie. Vragen kunt u sturen naar info@deslaaphoek.nl onder vermelding van “Privacy — Bedden- en matrassenzaak”.